Artykuły
Zmiana terminu podpisania umowy a zatrzymanie wadium

Zmiana terminu podpisania umowy a zatrzymanie wadium

Coraz częściej w postępowaniach przetargowych możemy spotkać się sytuacjami dotyczącymi zatrzymania przez Zamawiającego wniesionego przez Wykonawcę wadium. W zakresie powyższego pojawiają się również pytania o wpływ zmiany terminów wyznaczonych na podpisanie umowy, a zatrzymaniem przez Zamawiającego wniesionego wadium. W jakich okolicznościach Zamawiający jest uprawniony do zatrzymania wadium? Czy niestawiennictwo Wykonawcy na termin wyznaczony na dzień podpisania umowy uprawnia Zamawiającego do zatrzymania wadium?

Regulacja prawna – przesłanki zatrzymania wadium

 

W większości przypadków wadium podlega niezwłocznemu zwrotowi wykonawcom, których oferty nie wygrały przetargu lub w momencie unieważnienia zamówienia. 

Jednocześnie w ustawie Prawo zamówień publicznych[1] (dalej „ustawa PZP”) zawarty został zamknięty katalog okoliczności, w jakich powstaje z kolei obowiązek zatrzymania wadium przez Zamawiającego.

 

I tak, zgodnie z art. 46 ust. 4a oraz ust. 5 ustawy PZP, Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca:

– w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego nie dostarczył żądanych na podstawie art. 26 ust. 3 i 3a ustawy PZP oświadczeń i dokumentów oraz pełnomocnictw albo nie wyraził zgody na poprawienie innej omyłki niż pisarska czy rachunkowa, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejsze;

– którego oferta została wybrana odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;

– którego oferta została wybrana nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

– którego oferta została wybrana, ale zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

 

Powyższe regulacja związana z zatrzymaniem wadium sprowadza się tego, że Zamawiający ma obowiązek zwrotu wadium, w każdej sytuacji, w której brak będzie podstawy prawnej do jego zatrzymania. Odstąpienie od obowiązku zwrotu wadium ma zatem charakter szczególny i dotyczy okoliczności określonych w tylko w wyżej przytoczonych przepisach[2].

 

Zatrzymanie wadium przez Zamawiającego stanowi dotkliwą sankcję finansową dla wykonawcy, w związku z czym przyjmuje się zarówno w doktrynie jak i orzecznictwie, że należy w tym przypadku stosować reguły wykładni zacieśniającej ze względu na fakt, że powyższe przepisy są regulacjami wyjątkowymi (exceptiones non sunt extendendae – wyjątków nie należy interpretować rozszerzająco).[3] Ścisłe interpretowanie przepisów art. 46 ust. 4a oraz ust. 5 ustawy PZP ma na celu ochronę wykonawcy, a ustawowe prawo w tym przypadku co do zatrzymania wadium, musi być traktowane w kategoriach wyjątków. Co więcej, każdą sytuację zatrzymania wadium należy badać w oparciu o zaistniały stan faktyczny, mając jednak na względzie ograniczenia wynikające z wyraźnie sformułowanych przepisów ustawowych.

 

 

Zmiana terminów podpisania Umowy, a zatrzymanie wadium

 

Termin podpisania umowy zazwyczaj jest konsultowany i uzgadniany przez Zamawiającego z Wykonawcą, w szczególności ze względu na konieczność przygotowania ważnych i aktualnych na dzień podpisania umowy dokumentów przez Wykonawcę przewidzianych w SIWZ (np. gwarancja należytego wykonania umowy, polisa ubezpieczeniowa). Dodatkowo sama Ustawa PZP nie określa w jaki sposób Zamawiający ma ustalić termin podpisania umowy. W art. 94 ust. 1 ustawy PZP został jedynie wskazany minimalny okres, jaki musi upłynąć pomiędzy poinformowaniem wykonawców o wynikach postępowania (informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej) a zawarciem umowy. Okres ten jest bardziej jednak związany ze środkami ochrony prawnej przysługującymi wykonawcom wobec czynności zamawiającego. Z pewnością wyżej wskazana regulacja nie jest wskazaniem maksymalnego terminu, po upływie którego niedopuszczalne jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego.

 

Możemy sobie wyobrazić sytuację, w której termin podpisania umowy ze względu na uzasadnione okoliczności leżące po stronie Wykonawcy (takie jak np. konieczność zaktualizowania dokumentacji gwarancyjnej czy ubezpieczeniowej, dojazd do siedziby Zamawiającego) nie będzie mu odpowiadał. Wówczas wykonawca powinien skierować wniosek do Zamawiającego o zmianę terminu podpisania umowy. Wniosek Wykonawcy o zmianę terminu wyznaczonego na podpisanie przez Zamawiającego o ile jest poparty uzasadnionymi okolicznościami powinien być rozpatrzony pozytywnie przez Zamawiającego, skoro bowiem jedyny termin, który ograniczać może wolę Zamawiającego co do jego przesunięcia jest termin związania ofertą przez Wykonawcę.

 

Na marginesie bowiem należy wspomnieć, że termin związania ofertą, ma wpływ na zawarcie umowy na warunkach określonych w ofercie, bowiem jego upływ powoduje, że wykonawca może nie podpisać umowy w sprawie zamówienia publicznego, a Zamawiający nie będzie uprawniony do zatrzymania wadium. Oczywiście oferta będzie ważna, ale podpisanie umowy, na warunkach w niej określonych należy już tylko do wykonawcy[4].

 

Co jednak w sytuacji, w której Zamawiający nie przychyli się do wniosku Wykonawcy, podtrzymując jednocześnie wyznaczony termin na podpisanie umowy? Czy niestawiennictwo Wykonawcy w terminie wskazanym przez Zamawiającego, będzie uprawniać go do zatrzymania wadium na podstawie wynikającej z art. 46 ust. 5 pkt 1 ustawy PZP tj. ze względu na odmowę podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego?

 

Tak jak zostało wskazane powyżej Zamawiający może zatrzymać wadium jedynie w sytuacji, w której zostanie spełniona jedna z enumeratywnie wskazanych przesłanek z art. 46 ustawy PZP. W sytuacji, więc w której Wykonawca:

– nie odmówił w sposób wyraźny (np. poprzez złożenia oświadczenia woli) podpisania umowy;
– w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;

– skierował do Zamawiającego uzasadniony wniosek o przesunięcie terminu wyznaczonego na podpisanie umowy wraz z wyrażeniem gotowości i woli jej podpisania i realizowania;

– nie stawił się w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego (przy założeniu, że Zamawiający ustosunkował się negatywnie co do uzasadnionego wniosku Wykonawcy o przesunięcie terminu)

niedopuszczalne będzie zatrzymanie wadium przez Zamawiającego, bowiem nie została spełniona żadna przesłanka wynikająca przepisów ustawy PZP. Zamawiający nie jest bowiem uprawniony do konstruowania domniemania, że Wykonawca poprzez niestawiennictwo w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego (pomimo wyrażenia gotowości i woli jej podpisania w innym terminie) nie ma zamiaru podpisać umowy o realizację zamówienia publicznego tj., że odmówił jej podpisania co uprawniałoby go do zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 5 pkt 1 ustawy PZP – zgodnie z zasadą, że wyjątków nie należy interpretować rozszerzająco.

 

Każdorazowo jednak analizując uprawienie Zmawiającego co do zatrzymania wadium w kontekście zmiany terminu podpisania umowy przez Wykonawcę należy mieć na uwadze oprócz okoliczności określonych szczegółowo w przepisach ustawy PZP również okoliczności wynikające ze stanu faktycznego.  

 

 

 

Kontakt:

Marta Dziewulska: m.dziewulska@dsk-kancelaria.pl

 

 

_______

 

 

[1] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2017.1579 t.j.)

[2] M. Sieradzka (red.). Komentarz. Prawo Zamówień Publicznych. Wyd. 1. 2018

[3] KIO/UZP 1420/08, Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie 24.01.2018 I ACa 862/17. 

[4] Wyrok. KIO z 22.12.2008 r., KIO/UZP 1420/08, Wyrok KIO z 10.1.2013 r.

Coraz częściej w postępowaniach przetargowych możemy spotkać się sytuacjami dotyczącymi zatrzymania przez Zamawiającego wniesionego przez Wykonawcę wadium. W zakresie powyższego pojawiają się również pytania o wpływ zmiany terminów wyznaczonych na podpisanie umowy, a zatrzymaniem przez Zamawiającego wniesionego wadium. W jakich okolicznościach Zamawiający jest uprawniony do zatrzymania wadium? Czy niestawiennictwo Wykonawcy na termin wyznaczony na dzień podpisania umowy uprawnia Zamawiającego do zatrzymania wadium?

Regulacja prawna – przesłanki zatrzymania wadium

 

W większości przypadków wadium podlega niezwłocznemu zwrotowi wykonawcom, których oferty nie wygrały przetargu lub w momencie unieważnienia zamówienia. 

Jednocześnie w ustawie Prawo zamówień publicznych[1] (dalej „ustawa PZP”) zawarty został zamknięty katalog okoliczności, w jakich powstaje z kolei obowiązek zatrzymania wadium przez Zamawiającego.

 

I tak, zgodnie z art. 46 ust. 4a oraz ust. 5 ustawy PZP, Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca:

– w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego nie dostarczył żądanych na podstawie art. 26 ust. 3 i 3a ustawy PZP oświadczeń i dokumentów oraz pełnomocnictw albo nie wyraził zgody na poprawienie innej omyłki niż pisarska czy rachunkowa, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejsze;

– którego oferta została wybrana odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;

– którego oferta została wybrana nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

– którego oferta została wybrana, ale zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

 

Powyższe regulacja związana z zatrzymaniem wadium sprowadza się tego, że Zamawiający ma obowiązek zwrotu wadium, w każdej sytuacji, w której brak będzie podstawy prawnej do jego zatrzymania. Odstąpienie od obowiązku zwrotu wadium ma zatem charakter szczególny i dotyczy okoliczności określonych w tylko w wyżej przytoczonych przepisach[2].

 

Zatrzymanie wadium przez Zamawiającego stanowi dotkliwą sankcję finansową dla wykonawcy, w związku z czym przyjmuje się zarówno w doktrynie jak i orzecznictwie, że należy w tym przypadku stosować reguły wykładni zacieśniającej ze względu na fakt, że powyższe przepisy są regulacjami wyjątkowymi (exceptiones non sunt extendendae – wyjątków nie należy interpretować rozszerzająco).[3] Ścisłe interpretowanie przepisów art. 46 ust. 4a oraz ust. 5 ustawy PZP ma na celu ochronę wykonawcy, a ustawowe prawo w tym przypadku co do zatrzymania wadium, musi być traktowane w kategoriach wyjątków. Co więcej, każdą sytuację zatrzymania wadium należy badać w oparciu o zaistniały stan faktyczny, mając jednak na względzie ograniczenia wynikające z wyraźnie sformułowanych przepisów ustawowych.

 

 

Zmiana terminów podpisania Umowy, a zatrzymanie wadium

 

Termin podpisania umowy zazwyczaj jest konsultowany i uzgadniany przez Zamawiającego z Wykonawcą, w szczególności ze względu na konieczność przygotowania ważnych i aktualnych na dzień podpisania umowy dokumentów przez Wykonawcę przewidzianych w SIWZ (np. gwarancja należytego wykonania umowy, polisa ubezpieczeniowa). Dodatkowo sama Ustawa PZP nie określa w jaki sposób Zamawiający ma ustalić termin podpisania umowy. W art. 94 ust. 1 ustawy PZP został jedynie wskazany minimalny okres, jaki musi upłynąć pomiędzy poinformowaniem wykonawców o wynikach postępowania (informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej) a zawarciem umowy. Okres ten jest bardziej jednak związany ze środkami ochrony prawnej przysługującymi wykonawcom wobec czynności zamawiającego. Z pewnością wyżej wskazana regulacja nie jest wskazaniem maksymalnego terminu, po upływie którego niedopuszczalne jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego.

 

Możemy sobie wyobrazić sytuację, w której termin podpisania umowy ze względu na uzasadnione okoliczności leżące po stronie Wykonawcy (takie jak np. konieczność zaktualizowania dokumentacji gwarancyjnej czy ubezpieczeniowej, dojazd do siedziby Zamawiającego) nie będzie mu odpowiadał. Wówczas wykonawca powinien skierować wniosek do Zamawiającego o zmianę terminu podpisania umowy. Wniosek Wykonawcy o zmianę terminu wyznaczonego na podpisanie przez Zamawiającego o ile jest poparty uzasadnionymi okolicznościami powinien być rozpatrzony pozytywnie przez Zamawiającego, skoro bowiem jedyny termin, który ograniczać może wolę Zamawiającego co do jego przesunięcia jest termin związania ofertą przez Wykonawcę.

 

Na marginesie bowiem należy wspomnieć, że termin związania ofertą, ma wpływ na zawarcie umowy na warunkach określonych w ofercie, bowiem jego upływ powoduje, że wykonawca może nie podpisać umowy w sprawie zamówienia publicznego, a Zamawiający nie będzie uprawniony do zatrzymania wadium. Oczywiście oferta będzie ważna, ale podpisanie umowy, na warunkach w niej określonych należy już tylko do wykonawcy[4].

 

Co jednak w sytuacji, w której Zamawiający nie przychyli się do wniosku Wykonawcy, podtrzymując jednocześnie wyznaczony termin na podpisanie umowy? Czy niestawiennictwo Wykonawcy w terminie wskazanym przez Zamawiającego, będzie uprawniać go do zatrzymania wadium na podstawie wynikającej z art. 46 ust. 5 pkt 1 ustawy PZP tj. ze względu na odmowę podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego?

 

Tak jak zostało wskazane powyżej Zamawiający może zatrzymać wadium jedynie w sytuacji, w której zostanie spełniona jedna z enumeratywnie wskazanych przesłanek z art. 46 ustawy PZP. W sytuacji, więc w której Wykonawca:

– nie odmówił w sposób wyraźny (np. poprzez złożenia oświadczenia woli) podpisania umowy;
– w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;

– skierował do Zamawiającego uzasadniony wniosek o przesunięcie terminu wyznaczonego na podpisanie umowy wraz z wyrażeniem gotowości i woli jej podpisania i realizowania;

– nie stawił się w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego (przy założeniu, że Zamawiający ustosunkował się negatywnie co do uzasadnionego wniosku Wykonawcy o przesunięcie terminu)

niedopuszczalne będzie zatrzymanie wadium przez Zamawiającego, bowiem nie została spełniona żadna przesłanka wynikająca przepisów ustawy PZP. Zamawiający nie jest bowiem uprawniony do konstruowania domniemania, że Wykonawca poprzez niestawiennictwo w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego (pomimo wyrażenia gotowości i woli jej podpisania w innym terminie) nie ma zamiaru podpisać umowy o realizację zamówienia publicznego tj., że odmówił jej podpisania co uprawniałoby go do zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 5 pkt 1 ustawy PZP – zgodnie z zasadą, że wyjątków nie należy interpretować rozszerzająco.

 

Każdorazowo jednak analizując uprawienie Zmawiającego co do zatrzymania wadium w kontekście zmiany terminu podpisania umowy przez Wykonawcę należy mieć na uwadze oprócz okoliczności określonych szczegółowo w przepisach ustawy PZP również okoliczności wynikające ze stanu faktycznego.  

 

 

 

Kontakt:

Marta Dziewulska: m.dziewulska@dsk-kancelaria.pl

 

 

_______

 

 

[1] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2017.1579 t.j.)

[2] M. Sieradzka (red.). Komentarz. Prawo Zamówień Publicznych. Wyd. 1. 2018

[3] KIO/UZP 1420/08, Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie 24.01.2018 I ACa 862/17. 

[4] Wyrok. KIO z 22.12.2008 r., KIO/UZP 1420/08, Wyrok KIO z 10.1.2013 r.