Artykuły
Wykorzystanie wizerunku pracownika a RODO

Wykorzystanie wizerunku pracownika a RODO

 W działalności gospodarczej przedsiębiorstw bardzo często obecnie pożądane jest wykorzystanie wizerunku pracownika. W czasach, w których głównym narzędziem komunikacyjnym jest Internet a uwagę najlepiej skupia obraz, zdjęcia pracowników wykorzystywane są do celów marketingowych i komunikacyjnych. Zamieszczane są na stronach internetowych czy w stopkach wiadomości e-mail. Należy pamiętać, że wizerunek pracownika utrwalony na zdjęciu należy do katalogu danych osobowych, a dane osobowe pracowników podlegają ochronie.

 

Zakres danych pracownika, które pracodawca może przetwarzać

 

Zakres danych, jaki pracodawca może żądać od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 221 Kodeksu pracy.

 

Należą do nich: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer PESEL, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto, pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż wyżej określone, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

 

Powyższe dane pracodawca przetwarza na podstawie przepisów prawa tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczane, gdy jest to przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy.

 

Zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku

 

Z uwagi na to, że wśród wymienionych informacji o pracowniku w powołanych przepisach Kodeksu pracy nie ma wizerunku pracownika, aby móc legalnie je pozyskać w celu np. umieszczania na identyfikatorach czy stronach internetowych firmy, pracodawca musi – co do zasady – pozyskać na to zgodę pracownika. Wówczas podstawą prawną przetwarzania wizerunku utrwalonego na zdjęciu jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

 

Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy. Jako przykład podać można choćby pracowników ochrony lub konwojentów, co do których – ze względów bezpieczeństwa – powinna być możliwość ich identyfikacji. Wówczas można odstąpić od pozyskiwania takiej zgody w tym właśnie celu.

 

Należy zauważyć, że zgoda musi być udzielona dobrowolnie, a zatem pozyskiwanie przez pracodawcę zgody pracownika będzie możliwe jedynie wówczas, jeżeli pracownik będzie miał możliwość odmowy jej udzielenia i nie spotkają go z tego powodu żadne konsekwencje. Trzeba pamiętać, że z uwagi na art. 7 ust. 3 RODO– zgoda może być cofnięta w każdym czasie. Przepisy nie wymagają zachowania szczególnej formy zgody. Zgoda może zostać udzielona nawet w formie ustnej, jednak dla celów dowodowych i możliwości wykazania, że rzeczywiście została udzielona, zalecane jest odbieranie zgody w formie pisemnego oświadczenia pracownika. Nie można również zapomnieć o obowiązku poinformowania pracownika o sposobie przetwarzanych danych i prawach przysługujących pracownikowi zgodnie z art. 14 RODO.

 

Sankcje za brak zgody pracownika na wykorzystanie wizerunku

 

Zamieszczenie zdjęcia pracownika na stronie internetowej bez jego uprzedniej zgody, w związku z treścią art. 83 ust. 5 lit. a RODO może grozić bardzo wysoką sankcją administracyjną – karą do 20 mln złotych lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa w zależności od tego która z kwot jest wyższa.

Niezależnie od uregulowań dotyczących przetwarzania danych osobowych, zgoda pracownika na wykorzystanie jego wizerunku przez pracodawcę ma uzasadnienie także w innych przepisach prawa. Artykuł 23 Kodeksu cywilny chroni wizerunek człowieka, jako dobro osobiste, stanowi także, że ten czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności żeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w kodeksie cywilnym może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny (art. 24 § 1 kodeksu cywilnego). Jeżeli zaś wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, pracownik może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych (art. 24 § 2 kodeksu cywilnego).

 

Podsumowując, aby działanie pracodawcy polegające na wykorzystaniu wizerunku pracownika utrwalonego na zdjęciu, w tym umieszczanie go na stronie internetowej firmy, było legalne, niezbędne jest pozyskanie na to jego zgody.

 

 

Masz pytania dotyczące tego, jak w legalny sposób wykorzystywać wizerunek pracownika? Zapraszamy do kontaktu:

 

Marta Ciesielska: m.ciesielska@dsklegal.pl

 

 

 W działalności gospodarczej przedsiębiorstw bardzo często obecnie pożądane jest wykorzystanie wizerunku pracownika. W czasach, w których głównym narzędziem komunikacyjnym jest Internet a uwagę najlepiej skupia obraz, zdjęcia pracowników wykorzystywane są do celów marketingowych i komunikacyjnych. Zamieszczane są na stronach internetowych czy w stopkach wiadomości e-mail. Należy pamiętać, że wizerunek pracownika utrwalony na zdjęciu należy do katalogu danych osobowych, a dane osobowe pracowników podlegają ochronie.

 

Zakres danych pracownika, które pracodawca może przetwarzać

 

Zakres danych, jaki pracodawca może żądać od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 221 Kodeksu pracy.

 

Należą do nich: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer PESEL, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto, pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż wyżej określone, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

 

Powyższe dane pracodawca przetwarza na podstawie przepisów prawa tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczane, gdy jest to przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy.

 

Zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku

 

Z uwagi na to, że wśród wymienionych informacji o pracowniku w powołanych przepisach Kodeksu pracy nie ma wizerunku pracownika, aby móc legalnie je pozyskać w celu np. umieszczania na identyfikatorach czy stronach internetowych firmy, pracodawca musi – co do zasady – pozyskać na to zgodę pracownika. Wówczas podstawą prawną przetwarzania wizerunku utrwalonego na zdjęciu jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

 

Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy. Jako przykład podać można choćby pracowników ochrony lub konwojentów, co do których – ze względów bezpieczeństwa – powinna być możliwość ich identyfikacji. Wówczas można odstąpić od pozyskiwania takiej zgody w tym właśnie celu.

 

Należy zauważyć, że zgoda musi być udzielona dobrowolnie, a zatem pozyskiwanie przez pracodawcę zgody pracownika będzie możliwe jedynie wówczas, jeżeli pracownik będzie miał możliwość odmowy jej udzielenia i nie spotkają go z tego powodu żadne konsekwencje. Trzeba pamiętać, że z uwagi na art. 7 ust. 3 RODO– zgoda może być cofnięta w każdym czasie. Przepisy nie wymagają zachowania szczególnej formy zgody. Zgoda może zostać udzielona nawet w formie ustnej, jednak dla celów dowodowych i możliwości wykazania, że rzeczywiście została udzielona, zalecane jest odbieranie zgody w formie pisemnego oświadczenia pracownika. Nie można również zapomnieć o obowiązku poinformowania pracownika o sposobie przetwarzanych danych i prawach przysługujących pracownikowi zgodnie z art. 14 RODO.

 

Sankcje za brak zgody pracownika na wykorzystanie wizerunku

 

Zamieszczenie zdjęcia pracownika na stronie internetowej bez jego uprzedniej zgody, w związku z treścią art. 83 ust. 5 lit. a RODO może grozić bardzo wysoką sankcją administracyjną – karą do 20 mln złotych lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa w zależności od tego która z kwot jest wyższa.

Niezależnie od uregulowań dotyczących przetwarzania danych osobowych, zgoda pracownika na wykorzystanie jego wizerunku przez pracodawcę ma uzasadnienie także w innych przepisach prawa. Artykuł 23 Kodeksu cywilny chroni wizerunek człowieka, jako dobro osobiste, stanowi także, że ten czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności żeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w kodeksie cywilnym może on również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny (art. 24 § 1 kodeksu cywilnego). Jeżeli zaś wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, pracownik może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych (art. 24 § 2 kodeksu cywilnego).

 

Podsumowując, aby działanie pracodawcy polegające na wykorzystaniu wizerunku pracownika utrwalonego na zdjęciu, w tym umieszczanie go na stronie internetowej firmy, było legalne, niezbędne jest pozyskanie na to jego zgody.

 

 

Masz pytania dotyczące tego, jak w legalny sposób wykorzystywać wizerunek pracownika? Zapraszamy do kontaktu:

 

Marta Ciesielska: m.ciesielska@dsklegal.pl