Artykuły
Odstąpienie od umowy – w jakiej formie można go dokonać?

Odstąpienie od umowy – w jakiej formie można go dokonać?

Na etapie negocjowania i zawierania umowy zwykle obydwie strony liczą na jej pomyślne zrealizowanie, które zapewni realizację interesów obydwu stron. W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, kiedy – z różnych przyczyn – jedna ze stron podejmuje decyzję o konieczności odstąpienia od umowy. W jaki sposób należy tego dokonać?

 

I. REGULACJE UMOWNE

 

Najczytelniejsza jest sytuacja, w której umowa zawierana jest w formie pisemnej, a w jej treści strony zawierają szczegółowe regulacje dotyczące zarówno przesłanek, których spełnienie warunkuje możliwość odstąpienia od zawartej umowy, jak również regulacje dotyczące samej formy, wymaganej dla skutecznego złożenia oświadczenia woli o odstąpieniu od umowy. Najczęstszą praktyką jest wprowadzanie zastrzeżenia, zgodnie z którym złożenie takiego oświadczenia o odstąpieniu wymaga zachowania formy pisemnej. Często forma ta zostaje również obwarowana sankcją nieważności. Oznacza to, iż oświadczenie o odstąpieniu złożone bez zachowania tak zastrzeżonej formy pisemnej nie wywołuje skutków prawnych.

 

Nie zawsze jednak strony zawierają w umowach stosowne postanowienia w tym zakresie. W takich przypadkach strony niekiedy błędnie zakładają, że odstąpienie od umowy również wymaga formy pisemnej, a złożenie oświadczenia bez jej dochowania pozostaje nieskuteczne.

 

 

II. WYMOGI USTAWOWE

 

W przypadku braku uregulowań umownych, do odstąpienia od umowy zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego1.

 

1. Umowa zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej

 

Zgodnie z art. 77 § 2 k.c., jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, odstąpienie od niej (a także rozwiązanie za zgodą obu stron albo wypowiedzenie) – co do zasady – wymaga zachowania tzw. formy dokumentowej. Warto zauważyć, że przepis ten ma charakter dyspozytywny, co oznacza, że strony mogą przewidzieć w umowie inną formę (łagodniejszą lub zaostrzoną). Oczywiście w niektórych przypadkach inna forma może być również wymagana ustawą.

 

Forma dokumentowa

 

Wspomniana wyżej forma dokumentowa, uregulowana w art. 772 k.c., została wprowadzona do Kodeksu cywilnego w ostatnich latach2. Zgodnie z powołanym przepisem, do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Z powyższego wynika zatem, że dla dochowania formy dokumentowej niezbędne jest spełnienie dwóch warunków:

1) złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu,

2) możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie.

 

ad 1) Złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu

 

Zgodnie z art. 773 k.c., dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dla wypełnienia tej definicji konieczne są zatem następujące elementy:

 

Nośnik

Ustawa nie precyzuje rodzaju nośnika – może to być zatem nie tylko papier, ale również np. nośnik informatyczny, w tym dysk komputera, serwer poczty elektronicznej, płyty CD, DVD lub jakikolwiek materiał bądź urządzenie umożliwiające zapoznanie się z treścią informacji. Dowolne są przy tym sposób utrwalenia informacji na danym nośniku (np. pióro, telefon komórkowy), a także forma treści (nie tylko tekst, ale również np. grafika, dźwięk, obraz)3.

 

Zawarcie na nośniku informacji

Na nośniku winna zostać zawarta informacja, która może być oświadczeniem woli (np. oświadczenia o odstąpieniu od umowy) lub oświadczeniem wiedzy. Warto podkreślić, iż zawarcie informacji na danym nośniku jest konstytutywną cechą uznania danego przedmiotu za dokument.

 

Możliwość zapoznania się z treścią informacji

Cecha ta nie została w żaden sposób wyjaśniona. Wydaje się jednak, że aby zapewnić możliwość zapoznania się z daną informacją, konieczne jest zapewnienie technicznej możliwości dostępu do niej i odtworzenia treści informacji z nośnika (np. odczytania, odsłuchania etc.), a także swego rodzaju trwałość. Niekiedy wskazuje się również, że konieczna jest także autentyczność informacji, choć kwestia ta może budzić wątpliwości4.

 

Zaznaczenia wymaga, że elementem niezbędnym dokumentu nie jest podpis (czy to własnoręczny, czy też kwalifikowany podpis elektroniczny lub potwierdzony profilem zaufanym ePUAP). Ewentualny brak podpisu może wpłynąć jedynie na kwestię oceny autentyczności danego dokumentu oraz problematykę udowodnienia jego pochodzenia w postępowaniu sądowym.

 

ad 2) Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie

 

Przesłanka ta sprowadza się do możliwości identyfikacji tożsamości osoby, od której pochodzi dane oświadczenie. Zaznaczenia wymaga, iż kwestię tę należy rozpatrywać w kontekście istnienia takiej możliwości po stronie adresata oświadczenia. To właśnie adresat musi bowiem być w stanie ustalić (a w razie potrzeby – również udowodnić), przez kogo zostało złożone oświadczenie. Wymóg ten jest zrozumiały tym bardziej, że – jak już wyżej wskazano – forma dokumentowa nie wymaga podpisu. Co istotne, w przepisach nie zostało ustanowione żadne domniemanie w zakresie autorstwa oświadczenia, które sporządzane jest w formie dokumentowej. Dla ustalenia osoby składającej oświadczenie przydatne mogą być elementy takie jak np. adres poczty elektronicznej, z którego wysłana została wiadomość mailowa czy też wskazanie autora w treści wiadomości.

 

2. Umowa zawarta w innej formie szczególnej

 

W przypadku, gdy umowa została zawarta w innej formie szczególnej, zgodnie z art. 77 § 3 k.c., jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej samej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; a odstąpienie od takiej umowy lub jej wypowiedzenie winno być stwierdzone pismem. Zaznaczenia wymaga jednak, że w przeciwieństwie do wspomnianych wyżej umów zawieranych w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, w przypadku umów zawartych w tzw. innej formie szczególnej, wskazane wymogi ustawowe co do formy odstąpienia, rozwiązania za zgodą obydwu stron lub wypowiedzenia, mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że strony nie mogą uregulować tych kwestii inaczej5.

 

 

III. SKUTKI NIEDOCHOWANIA WYMAGANEJ FORMY CZYNNOŚCI

 

W praktyce często spotkać można się z błędnym przekonaniem, że niezachowanie formy wymaganej dla danej czynności prawnej (czy to ustawą, czy też umową) jest zawsze równoznaczne z nieważnością tej czynności. Taki skutek następuje jednak wyłącznie w sytuacjach, w których:

– forma pisemna, dokumentowa lub elektroniczna obwarowana została w umowie zastrzeżeniem rygoru nieważności, wspomnianego już na wstępie niniejszego artykułu (art. 76 k.c.),

– ustawa zastrzega dla danej czynności formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną, a jednocześnie przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 k.c.),

– ustawa zastrzega dla danej czynności inną formę szczególną (bez konieczności odrębnego zastrzeżenia rygoru nieważności); chyba że ustawa wprost zastrzega tę formę jedynie dla wywołania określonych skutków danej czynności prawnej (art. 73 § 2 k.c.).

 

Jeżeli natomiast nie zostało dokonane zastrzeżenie rygoru nieważności, a jest ono wymagane dla wystąpienia takiego skutku, to zgodnie z art. 74 § 1 k.c., co do zasady, niezachowanie wymaganej formy ma skutek jedynie dla celów dowodowych – w przypadku sporu, dla udowodnienia faktu dokonania czynności nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron (art. 74 § 1 k.c.). Jednak i od tej reguły przepisy k.c. przewidują pewne wyjątki.

 

 

IV. PODSUMOWANIE

 

Jak wynika z powyższego, reguły dotyczące formy wymaganej dla złożenia określonych oświadczeń woli zmierzających do zakończenia stosunku umownego (odstąpienia, wypowiedzenia, rozwiązania za porozumieniem stron) oraz skutków niezachowania danej formy, pozostają niejednolite. Wymagania te zależą między innymi od treści umowy, a także rodzaju zastrzeżonej umownie lub ustawowo formy czynności oraz określenia (lub jego braku) skutków jej niezachowania. W praktyce zatem, w sytuacjach tego typu należy każdorazowo zachować szczególną ostrożność i staranność. Pozwoli to na uniknięcie sytuacji, w której – wbrew błędnemu przekonaniu adresata – skuteczne i ważne może okazać się na przykład oświadczenie o odstąpieniu od umowy złożone przez kontrahenta w formie wiadomości mailowej czy nawet w formie wiadomości sms.

 

Kancelaria DSK reprezentuje Klientów zarówno na etapie tworzenia i negocjowania umów, jak również w sprawach dotyczących rozwiązania istniejących stosunków umownych.

 

Osoby do kontaktu: Marta Dziewulska m.dziewulska@dsk-kancelaria.pl

 

Przeczytaj także: https://dsklegal.pl/artykuly/mediacja-w-sprawach-cywilnych/

 

__________

 1 ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j.: Dz.U. z 2018 r., poz. 1025 z późn. zm., powoływana dalej jako k.c.).

 2 ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r., poz. 1311)

 G. Stojek [w:] M. Fras (red.), M. Habdas (red.), op. cit., komentarz do art. 773, LEX/el.

 4 ibidem.

 5 G. Stojek [w:] M. Fras (red.), M. Habdas (red.), Kodek cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1-125), komentarz do art. 77, LEX/el.

Na etapie negocjowania i zawierania umowy zwykle obydwie strony liczą na jej pomyślne zrealizowanie, które zapewni realizację interesów obydwu stron. W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, kiedy – z różnych przyczyn – jedna ze stron podejmuje decyzję o konieczności odstąpienia od umowy. W jaki sposób należy tego dokonać?

 

I. REGULACJE UMOWNE

 

Najczytelniejsza jest sytuacja, w której umowa zawierana jest w formie pisemnej, a w jej treści strony zawierają szczegółowe regulacje dotyczące zarówno przesłanek, których spełnienie warunkuje możliwość odstąpienia od zawartej umowy, jak również regulacje dotyczące samej formy, wymaganej dla skutecznego złożenia oświadczenia woli o odstąpieniu od umowy. Najczęstszą praktyką jest wprowadzanie zastrzeżenia, zgodnie z którym złożenie takiego oświadczenia o odstąpieniu wymaga zachowania formy pisemnej. Często forma ta zostaje również obwarowana sankcją nieważności. Oznacza to, iż oświadczenie o odstąpieniu złożone bez zachowania tak zastrzeżonej formy pisemnej nie wywołuje skutków prawnych.

 

Nie zawsze jednak strony zawierają w umowach stosowne postanowienia w tym zakresie. W takich przypadkach strony niekiedy błędnie zakładają, że odstąpienie od umowy również wymaga formy pisemnej, a złożenie oświadczenia bez jej dochowania pozostaje nieskuteczne.

 

 

II. WYMOGI USTAWOWE

 

W przypadku braku uregulowań umownych, do odstąpienia od umowy zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego1.

 

1. Umowa zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej

 

Zgodnie z art. 77 § 2 k.c., jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, odstąpienie od niej (a także rozwiązanie za zgodą obu stron albo wypowiedzenie) – co do zasady – wymaga zachowania tzw. formy dokumentowej. Warto zauważyć, że przepis ten ma charakter dyspozytywny, co oznacza, że strony mogą przewidzieć w umowie inną formę (łagodniejszą lub zaostrzoną). Oczywiście w niektórych przypadkach inna forma może być również wymagana ustawą.

 

Forma dokumentowa

 

Wspomniana wyżej forma dokumentowa, uregulowana w art. 772 k.c., została wprowadzona do Kodeksu cywilnego w ostatnich latach2. Zgodnie z powołanym przepisem, do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Z powyższego wynika zatem, że dla dochowania formy dokumentowej niezbędne jest spełnienie dwóch warunków:

1) złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu,

2) możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie.

 

ad 1) Złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu

 

Zgodnie z art. 773 k.c., dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dla wypełnienia tej definicji konieczne są zatem następujące elementy:

 

Nośnik

Ustawa nie precyzuje rodzaju nośnika – może to być zatem nie tylko papier, ale również np. nośnik informatyczny, w tym dysk komputera, serwer poczty elektronicznej, płyty CD, DVD lub jakikolwiek materiał bądź urządzenie umożliwiające zapoznanie się z treścią informacji. Dowolne są przy tym sposób utrwalenia informacji na danym nośniku (np. pióro, telefon komórkowy), a także forma treści (nie tylko tekst, ale również np. grafika, dźwięk, obraz)3.

 

Zawarcie na nośniku informacji

Na nośniku winna zostać zawarta informacja, która może być oświadczeniem woli (np. oświadczenia o odstąpieniu od umowy) lub oświadczeniem wiedzy. Warto podkreślić, iż zawarcie informacji na danym nośniku jest konstytutywną cechą uznania danego przedmiotu za dokument.

 

Możliwość zapoznania się z treścią informacji

Cecha ta nie została w żaden sposób wyjaśniona. Wydaje się jednak, że aby zapewnić możliwość zapoznania się z daną informacją, konieczne jest zapewnienie technicznej możliwości dostępu do niej i odtworzenia treści informacji z nośnika (np. odczytania, odsłuchania etc.), a także swego rodzaju trwałość. Niekiedy wskazuje się również, że konieczna jest także autentyczność informacji, choć kwestia ta może budzić wątpliwości4.

 

Zaznaczenia wymaga, że elementem niezbędnym dokumentu nie jest podpis (czy to własnoręczny, czy też kwalifikowany podpis elektroniczny lub potwierdzony profilem zaufanym ePUAP). Ewentualny brak podpisu może wpłynąć jedynie na kwestię oceny autentyczności danego dokumentu oraz problematykę udowodnienia jego pochodzenia w postępowaniu sądowym.

 

ad 2) Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie

 

Przesłanka ta sprowadza się do możliwości identyfikacji tożsamości osoby, od której pochodzi dane oświadczenie. Zaznaczenia wymaga, iż kwestię tę należy rozpatrywać w kontekście istnienia takiej możliwości po stronie adresata oświadczenia. To właśnie adresat musi bowiem być w stanie ustalić (a w razie potrzeby – również udowodnić), przez kogo zostało złożone oświadczenie. Wymóg ten jest zrozumiały tym bardziej, że – jak już wyżej wskazano – forma dokumentowa nie wymaga podpisu. Co istotne, w przepisach nie zostało ustanowione żadne domniemanie w zakresie autorstwa oświadczenia, które sporządzane jest w formie dokumentowej. Dla ustalenia osoby składającej oświadczenie przydatne mogą być elementy takie jak np. adres poczty elektronicznej, z którego wysłana została wiadomość mailowa czy też wskazanie autora w treści wiadomości.

 

2. Umowa zawarta w innej formie szczególnej

 

W przypadku, gdy umowa została zawarta w innej formie szczególnej, zgodnie z art. 77 § 3 k.c., jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej samej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; a odstąpienie od takiej umowy lub jej wypowiedzenie winno być stwierdzone pismem. Zaznaczenia wymaga jednak, że w przeciwieństwie do wspomnianych wyżej umów zawieranych w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, w przypadku umów zawartych w tzw. innej formie szczególnej, wskazane wymogi ustawowe co do formy odstąpienia, rozwiązania za zgodą obydwu stron lub wypowiedzenia, mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że strony nie mogą uregulować tych kwestii inaczej5.

 

 

III. SKUTKI NIEDOCHOWANIA WYMAGANEJ FORMY CZYNNOŚCI

 

W praktyce często spotkać można się z błędnym przekonaniem, że niezachowanie formy wymaganej dla danej czynności prawnej (czy to ustawą, czy też umową) jest zawsze równoznaczne z nieważnością tej czynności. Taki skutek następuje jednak wyłącznie w sytuacjach, w których:

– forma pisemna, dokumentowa lub elektroniczna obwarowana została w umowie zastrzeżeniem rygoru nieważności, wspomnianego już na wstępie niniejszego artykułu (art. 76 k.c.),

– ustawa zastrzega dla danej czynności formę pisemną, dokumentową lub elektroniczną, a jednocześnie przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 k.c.),

– ustawa zastrzega dla danej czynności inną formę szczególną (bez konieczności odrębnego zastrzeżenia rygoru nieważności); chyba że ustawa wprost zastrzega tę formę jedynie dla wywołania określonych skutków danej czynności prawnej (art. 73 § 2 k.c.).

 

Jeżeli natomiast nie zostało dokonane zastrzeżenie rygoru nieważności, a jest ono wymagane dla wystąpienia takiego skutku, to zgodnie z art. 74 § 1 k.c., co do zasady, niezachowanie wymaganej formy ma skutek jedynie dla celów dowodowych – w przypadku sporu, dla udowodnienia faktu dokonania czynności nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron (art. 74 § 1 k.c.). Jednak i od tej reguły przepisy k.c. przewidują pewne wyjątki.

 

 

IV. PODSUMOWANIE

 

Jak wynika z powyższego, reguły dotyczące formy wymaganej dla złożenia określonych oświadczeń woli zmierzających do zakończenia stosunku umownego (odstąpienia, wypowiedzenia, rozwiązania za porozumieniem stron) oraz skutków niezachowania danej formy, pozostają niejednolite. Wymagania te zależą między innymi od treści umowy, a także rodzaju zastrzeżonej umownie lub ustawowo formy czynności oraz określenia (lub jego braku) skutków jej niezachowania. W praktyce zatem, w sytuacjach tego typu należy każdorazowo zachować szczególną ostrożność i staranność. Pozwoli to na uniknięcie sytuacji, w której – wbrew błędnemu przekonaniu adresata – skuteczne i ważne może okazać się na przykład oświadczenie o odstąpieniu od umowy złożone przez kontrahenta w formie wiadomości mailowej czy nawet w formie wiadomości sms.

 

Kancelaria DSK reprezentuje Klientów zarówno na etapie tworzenia i negocjowania umów, jak również w sprawach dotyczących rozwiązania istniejących stosunków umownych.

 

Osoby do kontaktu: Marta Dziewulska m.dziewulska@dsk-kancelaria.pl

 

Przeczytaj także: https://dsklegal.pl/artykuly/mediacja-w-sprawach-cywilnych/

 

__________

 1 ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j.: Dz.U. z 2018 r., poz. 1025 z późn. zm., powoływana dalej jako k.c.).

 2 ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r., poz. 1311)

 G. Stojek [w:] M. Fras (red.), M. Habdas (red.), op. cit., komentarz do art. 773, LEX/el.

 4 ibidem.

 5 G. Stojek [w:] M. Fras (red.), M. Habdas (red.), Kodek cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1-125), komentarz do art. 77, LEX/el.